Microsoft Lizenzaudit vorbereiten: Prüfrecht, Nachweise, Ablauf

Veröffentlicht am 15.07.2026 · Aktualisiert am 24.10.2026

Microsoft darf die Lizenzierung seiner Kunden prüfen: Nach dem Microsoft Customer Agreement muss ein Unternehmen Aufzeichnungen über die genutzten Produkte führen. Microsoft kann die Einhaltung jederzeit mit 30 Tagen Vorankündigung prüfen lassen. Fehlende Lizenzen müssen innerhalb von 30 Tagen nachgekauft werden. Ab 5 Prozent Unterlizenzierung kommen die Prüfkosten und ein Aufschlag von 125 Prozent des Preises hinzu.

Inhalt

• Was Microsoft prüfen darf
• Was bei Unterlizenzierung passiert
• Welche Unterlagen als Nachweis zählen
• Nachweise bei gebrauchten Lizenzen
• Produktschlüssel sind kein Nachweis
• Vorbereitung in sechs Schritten
• Die sieben häufigsten Lücken
• Häufige Fragen

Was Microsoft prüfen darf

Das Prüfrecht steht nicht in den Product Terms, sondern im Vertrag, den Ihr Unternehmen mit Microsoft geschlossen hat. Die Product Terms verweisen nur darauf: Microsoft darf die Einhaltung der Nutzungsbedingungen prüfen, wie es der Volumenlizenzvertrag des Kunden vorsieht. Für Kunden, die über das Cloud Solution Provider Programm kaufen, ist das der Microsoft Customer Agreement. Das Programm selbst erklärt CSP-Lizenz erklärt. Sein Abschnitt zur Compliance-Prüfung regelt vier Dinge:

• Aufzeichnungspflicht: Der Kunde muss Aufzeichnungen über die Produkte führen, die er und seine verbundenen Unternehmen nutzen oder verteilen.
• Prüfung mit Vorlauf: Microsoft darf die Einhaltung jederzeit mit 30 Tagen Vorankündigung prüfen, auf eigene Kosten, und dafür einen unabhängigen Prüfer unter Vertraulichkeitspflicht einsetzen.
• Mitwirkung: Der Kunde muss unverzüglich alle Informationen und Unterlagen liefern, die Microsoft oder der Prüfer vernünftigerweise verlangt, und Einsicht in die Systeme gewähren, auf denen die Produkte laufen.
• Vertraulichkeit: Alle Informationen und Berichte aus der Prüfung gelten als vertraulich und dienen nur der Lizenzprüfung.

Ergänzend erlauben die Product Terms technische Maßnahmen: Microsoft darf Bedingungen zur Nutzung bestimmter Versionen technisch durchsetzen, und der Kunde darf Aktivierung und Validierung nicht umgehen.

Was bei Unterlizenzierung passiert

Der Microsoft Customer Agreement nennt zwei Stufen:

Die Schwelle von 5 Prozent bezieht sich auf die gesamte Nutzung aller Produkte. Wer mit 200 Lizenzen arbeitet, überschreitet sie schon mit 10 fehlenden Lizenzen. Weitere Rechtsbehelfe behält sich Microsoft ausdrücklich vor.

Welche Unterlagen als Nachweis zählen

Eine Lizenz ist nach dem Glossar der Product Terms das Recht, ein Produkt herunterzuladen, zu installieren, darauf zuzugreifen und es zu nutzen. Nachzuweisen ist also das Recht, nicht die Installation. Die Unterlagen, die Sie in einer Prüfung vorlegen:

1. Vertrag und Bestellungen: der Volumenlizenzvertrag oder der Microsoft Customer Agreement, dazu Bestellbestätigungen und Rechnungen mit Produkt, Version, Edition und Menge.
2. Lizenzportal: die Lizenzübersicht aus dem Portal Ihres Programms. Das Volume Licensing Service Center wurde laut Microsoft im April 2024 eingestellt; die Funktionen liegen im Microsoft 365 Admin Center, Lizenzen aus dem Microsoft Products and Services Agreement im Microsoft Business Center.
3. Zuordnung: die Liste, welcher Benutzer oder welches Gerät welche Lizenz trägt. Nach den Product Terms muss jede Lizenz vor der Nutzung einem Gerät oder Benutzer zugewiesen sein; eine Neuzuweisung ist frühestens nach 90 Tagen erlaubt, außer bei Hardwareausfall, Vertragsende des Benutzers oder vorübergehender Vertretung.
4. Bestand: die Inventarliste der Server (Prozessoren, Kerne, virtuelle Maschinen), der Arbeitsplätze und der Benutzer, mit Datum.

Für Windows Server kommen die Kernlizenzen und die Zugriffslizenzen (CALs) dazu; wie Sie beide zählen, steht in Windows Server 2025 Lizenzierung und Windows Server CAL: Benutzer- oder Geräte-CAL.

Nachweise bei gebrauchten Lizenzen

Gebrauchte Lizenzen bestehen eine Prüfung mit denselben Unterlagen plus drei weiteren. Grundlage ist das Urteil C-128/11 des Europäischen Gerichtshofs: Der zweite und jeder weitere Erwerber einer Programmkopie, an der das Verbreitungsrecht erschöpft ist, ist rechtmäßiger Erwerber und darf die Kopie herunterladen und bestimmungsgemäß nutzen (Randnummern 80 und 81). Voraussetzung ist der Erstverkauf in der EU mit Zustimmung des Rechtsinhabers (Artikel 4 Absatz 2 der Richtlinie 2009/24/EG, in Deutschland § 69c Nr. 3 Urheberrechtsgesetz) und dass der Vorbesitzer seine eigene Kopie beim Weiterverkauf unbrauchbar macht (Randnummer 70). Der Gerichtshof räumt in Randnummer 79 ein, dass sich das schwer überprüfen lässt, und verweist auf technische Schutzmaßnahmen des Herstellers. Welche Lizenztypen sich übertragen lassen, steht in Microsoft-Lizenz übertragen.

Daraus folgen die drei Nachweise, die zu jeder gebrauchten Lizenz gehören und die Sie in einer Prüfung vorlegen:

• der Beleg zum Erstverkauf in der EU oder im Europäischen Wirtschaftsraum (EWR),
• die Erklärung des Vorbesitzers, dass er die Software nicht mehr nutzt und seine Kopie unbrauchbar gemacht hat,
• die lückenlose Erwerbskette vom Ersterwerber bis zu Ihnen.

Welche Irrtümer sich um gebrauchte Lizenzen halten, räumt Gebrauchte Software: fünf Irrtümer aus; den rechtlichen Rahmen erklärt Rechtssicherheit bei gebrauchter Software.

Produktschlüssel sind kein Nachweis

Ein häufiges Missverständnis: Wer einen Produktschlüssel hat, hält sich für lizenziert. Die Product Terms trennen beides. Der zugewiesene Produktschlüssel ist für die lizenzierte Nutzung erforderlich, er ist aber nur das technische Mittel zur Aktivierung; die Lizenz ist das Nutzungsrecht aus Vertrag und Bestellung. In einer Prüfung zählt die Bestellung, nicht der Schlüssel.

Zwei weitere Regeln aus demselben Abschnitt betreffen die Prüfung unmittelbar. Erstens sind alle Produktschlüssel vertrauliche Informationen von Microsoft; der Kunde darf sie nicht an Dritte weitergeben. Zweitens darf der Kunde keinen ungesicherten Zugang zu seinen KMS-Rechnern über ein unkontrolliertes Netz bereitstellen. Bei unbefugter Nutzung oder Weitergabe von Produkt- oder KMS-Schlüsseln darf Microsoft weitere Aktivierungen verhindern und Schlüssel sperren. Wie die Aktivierung über KMS und MAK funktioniert, erklärt KMS-Aktivierung erklärt.

Vorbereitung in sechs Schritten

1. Bestand erfassen: alle Server mit Version, Edition, Prozessoren, physischen Kernen und virtuellen Maschinen; alle Arbeitsplätze mit Betriebssystem und Office; alle Benutzer, die auf Server zugreifen, und alle Geräte.
2. Lizenzen auflisten: aus Verträgen, Bestellungen, Portal und Kaufbelegen, je Lizenz mit Produkt, Version, Edition, Menge, Bezugsweg und Nachweisen.
3. Abgleichen: Bestand gegen Lizenzen stellen, je Produkt. Für Windows Server die Kernregeln (mindestens 8 je Prozessor, 16 je Server) und die Zahl der Betriebssystemumgebungen; für den Zugriff eine CAL je Benutzer oder Gerät in passender Version; für Terminalserver zusätzlich RDS CALs.
4. Lücken schließen: fehlende Lizenzen beschaffen, bevor eine Prüfung kommt. Gebrauchte, unbefristete Lizenzen sind dafür zulässig, mit den drei Nachweisen.
5. Unterlagen ordnen: eine Lizenzakte je Produkt mit Vertrag, Bestellung, Rechnung, Nachweisen und der Zuordnungsliste. Dazu die Termine des Supportendes, siehe Support-Ende bei Microsoft-Produkten planen.
6. Jährlich wiederholen: Bestand und Zuordnung einmal im Jahr neu messen und das Ergebnis mit Datum ablegen. Die 30-Tage-Frist aus dem Vertrag ist zu kurz, um bei null anzufangen.

Die sieben häufigsten Lücken

Häufige Fragen

Darf Microsoft mein Unternehmen prüfen?

Ja, wenn Ihr Vertrag es vorsieht. Der Microsoft Customer Agreement erlaubt eine Prüfung jederzeit mit 30 Tagen Vorankündigung, auf Kosten Microsofts, auch durch einen unabhängigen Prüfer unter Vertraulichkeitspflicht.

Wer führt die Prüfung durch?

Microsoft selbst oder ein von Microsoft beauftragter unabhängiger Prüfer, der zur Vertraulichkeit verpflichtet ist. Alle Berichte dienen nur der Lizenzprüfung.

Was kostet eine Unterlizenzierung?

Fehlende Lizenzen müssen innerhalb von 30 Tagen nachgekauft werden. Liegt die unlizenzierte Nutzung bei 5 Prozent oder mehr der Gesamtnutzung, kommen die Prüfkosten und ein Preis von 125 Prozent des Kundenpreises für die fehlenden Lizenzen hinzu.

Zählen gebrauchte Lizenzen in einer Prüfung?

Ja. Der Europäische Gerichtshof hat den zweiten Erwerber einer erschöpften Programmkopie als rechtmäßigen Erwerber eingestuft. Vorzulegen sind der Beleg zum Erstverkauf im EWR, die Erklärung des Vorbesitzers und die Erwerbskette.

Welche Unterlagen soll ich bereithalten?

Vertrag, Bestellungen und Rechnungen, die Lizenzübersicht aus dem Portal, die Zuordnung der Lizenzen zu Benutzern und Geräten und den Bestand der Server und Arbeitsplätze mit Datum.

Wie oft sollte ich selbst prüfen?

Einmal im Jahr, mit datiertem Ergebnis. Die 30 Tage Vorlauf aus dem Vertrag reichen nicht, um Bestand und Lizenzen von Grund auf zu erfassen.

Was ist der häufigste Fehler?

Zugriffslizenzen: zu wenige CALs, weil über eine Anwendung gezählt wurde, CALs mit zu alter Version oder fehlende RDS CALs auf Terminalservern.

Was Lizenzus für Sie tut

Wir liefern gebrauchte, unbefristete Microsoft-Lizenzen, jede mit Nachweis zum Erstverkauf im EWR, Erklärung des Vorbesitzers und Erwerbskette, so dass sie in einer Prüfung bestehen. Fehlen nach Ihrem Abgleich Lizenzen, nennen Sie uns in Ihrer Anfrage Produkt, Version, Edition und Menge; die Übersicht steht unter Microsoft-Lizenzen kaufen. Nicht mehr benötigte Lizenzen kaufen wir an, siehe Lizenzen verkaufen. Ihre Anfrage ist unverbindlich.

Quellen

• Microsoft: Microsoft Customer Agreement, Abschnitte Verifying compliance und License transfers, abgerufen 23.10.2026
• Microsoft Licensing: Product Terms, Universal License Terms for all Software, Abschnitte License Assignment and Reassignment, Technical Measures, Multiplexing, abgerufen 23.10.2026
• Microsoft Licensing: Product Terms, Glossary, abgerufen 23.10.2026
• Microsoft Learn: Manage volume licensing agreements, abgerufen 23.10.2026
• Microsoft Licensing: Windows Server 2025 Licensing Guidance, abgerufen 23.10.2026
• Microsoft: Microsoft License Terms, Windows Server 2025 Datacenter und Standard, Abschnitt 4, abgerufen 23.10.2026
• Amtsblatt der EU: Richtlinie 2009/24/EG, Artikel 4 Absatz 2 und Artikel 5 Absatz 1
• EuGH, Urteil vom 03.07.2012, C-128/11 UsedSoft, Randnummern 70, 77, 79, 80 und 81
• § 69c UrhG