Lizenzaudit: Was Unternehmen vorbereiten sollten

Ein Lizenzaudit prüft, ob die eingesetzte Software durch ausreichende Lizenzen gedeckt ist. Ausgelöst wird es durch Vertragsklauseln, durch auffällige Abweichungen zwischen Kaufhistorie und Unternehmensgröße oder schlicht turnusmäßig.

Was verlangt wird

Im Kern zwei Dinge: eine Aufstellung, was tatsächlich installiert und in Betrieb ist, und der Nachweis, dass Sie es einsetzen dürfen. Der zweite Punkt ist der, an dem es klemmt, und zwar meist nicht wegen fehlender Lizenzen, sondern wegen fehlender Unterlagen.

Was zu einer vollständigen Dokumentation gehört

• Rechnung oder Kaufbeleg des ursprünglichen Erwerbs
• Bei gebrauchten Lizenzen: die lückenlose Kette aller Vorübertragungen
• Bestätigung des Verkäufers, dass die Lizenz bei ihm vollständig gelöscht wurde
• Angaben zum Lizenzumfang: Anzahl, Version, Edition, Lizenzform

Gebrauchte Lizenzen im Audit

Rechtlich stehen gebrauchte Volumenlizenzen neu erworbenen gleich, wenn die Voraussetzungen erfüllt sind. Praktisch wird bei ihnen genauer hingesehen, weil die Erwerbskette länger ist. Genau deshalb liefern wir zu jeder Lizenz die vollständige Dokumentation mit, statt nur eine Rechnung.

Was Sie vorbeugend tun können

Legen Sie für jede Beschaffung einen Ordner an, in dem Rechnung, Lizenznachweise und Übertragungsbestätigungen zusammen liegen. Halten Sie eine einfache Liste, welche Lizenz auf welchem System läuft. Das kostet bei der Beschaffung zehn Minuten und spart im Audit Tage.

Wenn das Audit bereits läuft

Sprechen Sie uns an. Wir stellen die Unterlagen zu allen bei uns bezogenen Lizenzen kurzfristig zusammen. Wenn sich eine Lücke zeigt, sagen wir Ihnen, wie sie sich schließen lässt.